Identifikasi masalah dalam tingkatan manajemen

1. IDENTIFIKASI Mengidentifikasi masalah dalam tingkatan manajemen Proses penidentifikasian adalah proses yang dilakukan guna mencari permasalahan , hambatan ,serta meninjau kembali suatu sistem yang diterapkan dalam suatu organisasi. Agar dapat digunakan se-efisien mungkin oleh perusahaan atau organisasi Masalah adalah Dari segi positif masalah merupakan hal yang berpotesi menguntungkan bagi suatu perusahaan atau organisasi Dari segi negatif masalah merupakan problem atau suatu keadaan atau kejadian yang berpotensi merugikan bagi suatu perusahaan atau organisasi Pengidentifikasian masalah betujuan untuk menjadikan sistem dalam suatu organisasi menjadi lebih baik dan sedikit kekurangan nya agar dalam seorang manajer lebih mudah dalam proses pengambilan keputusan . Pengidentifikasian masalah bertujuan untuk mempermudah seorang manajer dalam proses pengambilan keputusan maka dari itu diperlukan konsep pemecahan masalah Ada beberapa konsep dalamproses pemecahan masalah yang harus digunakan oleh seorang manajer agar seorang manajer berhasil dalam mememcahkan masalah .konsep tersebut dapat dilihat pada gambar 1.1 Sebagian besar pengidentifikasian masalah yang dilakukan oleh seorang manajer adalah masalah sistem sebagai contoh sebuah perusahaan sebagai sebuah sistem tidak berfungsi sebagaimana mestinya ,misal sistem penjualan mengalami gangguan dan lain – lain . solusi terbaik dalam memecahkan masalah yang terjadi pada sistem adalah menyesuaikan sistem dengan tujuannya maka dari itu diperlukan proses identifikasi. a. Area – area fungsional Dalam suatu perusahaan atau organisasi memiliki area – area fungsional yang berjalan menurut fungsinya masing – masing . area fungsional Meliputi : Gambar 1.1 :area - fungsional Dari gambar 1.1 yang membahas tentang area fungsional dapat dijelaskan bahwa area fungsional meliputi: a. Diretur utama b. Sub sistem pemasaran c. Sub Sistem manufaktur d. Sub Sistem keuangan e. Sub Sistem sumber daya manusia f. Sub sistem jasa informasi Yang mana direktur utama menempati posisi paling atas karena direktur utama bertugas sebagai suatu personal atau sistem yang bertugas mengontrol ,atau sebagai pusat pengendali dari sub sistem lainya . Semua kegiatan yang dilakukan oleh sub – sub sistem adalah berdasarkan atas perintah direktur utama dimana direktur utama adal sebagai pusat pengontrol atau pusat pengendali seperti yang sudah dijelaskan tadi. Pada sub sistem pemasaran bertugas memasarkan suatu produk , begitu pula pada sub sistem keuangan dia hanya menangani masalah perbendaharaan atau keuangan perusahaan atau organisasi serta sub sistem lainya bekerja menurut area fungsional nya masing – masing b. Tingkatan manajemen yang ada subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan Aliran sumber daya fisik : sumber daya fisik perusahaan meliputi karyawan ,bahan baku,(material),mesin dan uang . Aliran suber daya konseptual : terdiri atas informasi , data , dan informasi dalam bentuk keputusan pada gambar diatas aliran dua arah data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dan lingkungan nya 2. Tahap Pendefinisian Analisa bagian sistem tersebut dengan urutan tertentu : • Evaluasi standar yang digunakan; standar harus sah, realistis, dimengerti dan terukur • Bandingkan output sistem dengan standar yang digunakan; bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakan. Evaluasi manajemen; analisis sistem manajemen dan struktur organisasi. 3. Analisis Sistem • Evaluasi pengolah informasi; analisis sistem informasi yg ada. • Evaluasi input sistem dan input sumberdaya; analisis sistem fisik dan dari lingkungan. • Evaluasi proses transformasi; analisis sistem dan prosedur, sistem dan alat yang digunakan. • Evaluasi sumberdaya output; analisis sumberdaya fisik pada output 4. Tahapan perincian Tahap Solusi a. Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan : 1. Tukar pikiran dalam tim 2. Perancangan bersama b. Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasi • Memilih solusi yang terbaik ada tiga cara yang dilakukan manajer dalam memilih alternatif terbaik : – Analisis; evaluasi sistematis atas pilihan yang ada dengan mempertimbangkan keonsekuansi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. – Penilaian; merupakan proses mental dari seorang manajer.Tawar menawar; negosiasi antara beberapa manajer • Terapkan solusi yang dipilih. Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik. Solusinya perlu diterapkan. • Tindak lanjut memastikan solusinya efektif. Jika solusi kurang, maka tahapan penyelesaian masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Ulangi lagi hingga manajer puas bahwa masalahnya telah terpecahkan. FAKTOR-FAKTOR PRIBADI • Setiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. • Gaya (style) pribadi mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Sensitifitas pada permasalahan (problem-sensing style) a. Penghindar masalah (problem avoider) • Melihat masalah sebagai bukan masalah • Berusaha sedemikian rupa sehingga masalah tidak timbul b. Penyelesai masalah (problem solver) • Tidak mencari masalah dan tidak menghalanginya • Jika ada masalah maka mereka pecahkan c. Pencari masalah (problem seeker) • Sering menyelesaikan masalah dan selalu mencari masalah Mengumpulkan informasi (information-gathering style) þ Perceptive style (gaya teratur) • Hanya menerima informasi yang berkaitan dengan area fungsional yang dikendalikannya. • Umumnya menggunakan management by exception. þ Receptive style (gaya menerima)  Mengumpulkan semua informasi yang ada, kemudianmelakukan seleksi. Menggunakan informasi (information-using style) þ Systematic style (gaya sistematis) • Mengacu pada metode-metode yang baku yang dianggap sistematis • Sering kali kurang fleksibel þ Intuitive style (gaya intuitif) • Memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi.